Plugin Project Panorama: Guida alla creazione di un Progetto

  • Che cosa è Project Panorama

Project Panorama è un plugin per WordPress che crea una vera e propria suite di Project Management. Potrai gestire l’accesso dei clienti in modo tale che ogni cliente possa vedere solo il proprio progetto. Potrai creare anche una squadra alla quale assegnare uno o più progetti. Attraverso il calendario tutti sapranno cosa devono fare e quando lo devono fare. Il progetto sarà definito tramite Traguardi (Milestones), Attività (Phases) e Compiti (Tasks). Potrai aggiungere documenti e messaggi per ogni Traguardo, Atività o Compito.

  • Creare un Progetto

Prima di iniziare la creazione vera e propria del progetto vediamo come aggiungere un utente al nostro Sito Web che sarà poi il cliente del progetto che stiamo per creare.

Dalla bacheca di wordpress andiamo su Utenti e poi premiamo il tasto aggiungi nuovo. Compiliamo tutti i campi richiesti come da figura qui sotto.

Questa procedura può essere evitata se il nostro sito prevede un modulo di registrazione.

Per questa guida andremo a creare un Progetto Demo per un cliente che deve fare lavori di ristrutturazione nella sua casa.

Per avviare il Pannello di Controllo di Project digitare sul proprio browser : https://ilmiosito/progetti/

All’avvio vedrai la Dashboard di Project Panorama in questo modo.

Per iniziare un nuovo Progetto clicca su New Project/Nuovo Progetto

Project Panorama

Dopo aver cliccato su Nuovo Progetto si accederà al pannello di controllo di creazione del Progetto diviso in 6 step:

 

  • Panoramica
  • Documenti
  • Accesso
  • Impostazioni
  • Traguardi/Milestones
  • Attività & Compiti/Phases & Tasks

Nel Progetto che stiamo creando useremo come titolo del Progetto “Progetto Demo” e come cliente “Cliente Demo”. Compiliamo tutti i campi come da figure qui sotto. Nel campo Stato del Progetto possiamo scegliere tra varie opzioni : progetto attivo – progetto in attesa – progetto completato – o eliminare il progetto.

Premiamo il tasto Next e passiamo al secondo step: Documenti.

Premendo il tasto Aggiungi Documenti possiamo allegare al nostro progetto tutti i documenti o le immagini che vogliamo. Ad esempio nel nostro caso una copia del Preventivo fatto al cliente. Premiamo quindi su aggiungi documenti.

Per prima cosa diamo un titolo al documento che vogliamo caricare, che per noi sarà Preventivo Cliente Demo. Scegliamo poi lo status del documento che abbiamo detto è Approvato e aggiungiamo il documento premendo su aggiungi file. Nella schermata ci sono altri 2 campi, Attività e Compiti. Parleremo di questo più avanti.

Premiamo il tasto Next e proseguiamo verso il terzo step: Accesso. Tramite questo step andremo a decidere chi avrà accesso al progetto che stiamo creando. Per prima cosa sceglieremo le persone che si occuperanno del progetto tramite la scelta del Team/Squadra, per poi assegnare il progetto al Cliente di riferimento premendo il tasto Aggiungi Utente. Se non abbiamo creato il nostro cliente come spiegato all’inizio, possiamo farlo qui premendo il tasto Add Email.

Lo step successivo è quello delle Impostazioni del progetto. Troviamo 3 caselle di spunta da flaggare. La prima se vogliamo che i progressi del nostro progetto siano calcolati automaticamente in base al completamento delle attività. La seconda se vogliamo che le attività siano completate in base al completamento dei compiti. In questo momento dobbiamo decidere anche con quale modalità calcoleremo il completamento dei compiti e delle attività, ovvero in percentuale, ad ore o in nessun modo. Ad esempio se una delle attività del mio progetto è il rifacimento della facciata di un palazzo, dovrò stabilire o quanto è la percentuale di questa attività in relazione all’intero progetto, o quante ore occorreranno per completare questa attività. Nella terza casella va sempre inserito il segno di spunta.

Clicchiamo su salva e continua. La prima parte del nostro progetto è creata. Una volta salvato il progetto verremo riportati al primo step, ovvero la panoramica del progetto, per un rapido controllo di ciò che abbiamo inserito. Verificato che i dati inseriti sono corretti, passiamo all’inserimento del primo Traguardo/Milstones del Progetto. Premiamo su Traguardi/Milestones e poi su aggiungi traguardi.

I Traguardi/Milestones rappresentano dei punti focali del nostro progetto, sono gli step che stabiliscono lo stato di avanzamento lavori del nostro progetto. Ad esempio nel progetto che stiamo creando potremmo avere 3 traguardi. Il primo ad inizio progetto, alla firma del contratto da parte del cliente. Il secondo a metà progetto come verifica dello stato di avanzamento dei lavori. Il terzo a progetto ultimato per ricevere il saldo dal cliente. Impostiamo questi 3 traguardi e clicchiamo su salva

Una volta salvati i nostri traguardi verremo indirizzati automaticamente alla nostra pagina progetto, che sarà poi quella visibile dal cliente e dalla squadra assegnata al nostro progetto. Cosa vediamo in questa pagina:

 

1* Titolo del Progetto – Cliente – Tasto per tornare alle impostazioni del progetto (edit overview/modifica progetto)

2° Progressi del Progetto – Data di inizio e fine del progetto – Stato di avanzamento dei traguardi

3° Descrizione del Progetto – Documenti caricati nel progetto

4° Barra di progressione dei traguardi raggiunti

5°Attività presenti nel progetto.

Quest’ultima parte è quella che ci interessa, perchè è da qui che aggiungeremo attività al progetto. Le Atività non sono altro che i lavori che dovremmo fare per il nostro cliente demo. In questo caso supponiamo che dobbiamo fare lavori di Tinteggiatura e posare un parquet. Clicchiamo su Add the first phase/aggiungi la prima Attività.

 

Abbiamo cliccato su aggiungi la prima attività. Si aprirà un popup per l’inserimento della nostra attività. Inseriremo il titolo dell’attività, che percentuale rappresenta rispetto all’intero progetto (nel nostro caso il 50% visto che abbiamo solo 2 attività), in che cosa consiste questa attività. Poi faremo click sul tasto salva. 

Ripetiamo la stessa cosa per la seconda attività.

 

Ora le nostre attività saranno visibili nella pagina del progetto con la percentuale di completamento. Da qui possiamo anche vedere se per queste attività ci sono compiti/tasks, documenti caricati e messaggi da parte del cliente o di un membro della squadra.

Quello che faremo ora è aggiungere i compiti alle attività premendo il tasto aggiungi compito.

L’inserimento di un compito/task è molto simile a quello per l’inserimento di un’attività. Dovremo inserire un titolo, una data di scadenza e una descrizione. Nel nostro caso inseriremo 2 compiti per l’attività di tinteggiatura. Assegneremo i compiti a 2 persone diverse della squadra con 2 scadenze diverse. Per ogni compito c’è la possibilità di inserire un sotto-compito/sub task.

Dopo l’inserimento dei compiti ecco come appare il nostro progetto. Vediamo i 2 compiti aggiunti all’attività di tinteggiatura. Vediamo anche che la percentuale di attività completata è ancora lo 0%. 

 

 

Quando ad esempio la tinteggiatura del soggiorno sarà completata totalmente o anche solo parzialmente, basterà passare sopra il compito e fare update scegliendo la percentuale di completamento del compito. Supponiamo ora di aver ultimato il compito della tinteggiatura del soggiorno. Questo è quello che vedremo.

Ricordiamoci che possiamo completare il tutto con l’aggiunta di documenti o immagini del lavoro svolto per un più accurato svolgimento del progetto e per portare il cliente a conoscenza dei progressi del progetto in tempo reale.

Con l’inserimento dei compiti la creazione del progetto è conclusa. 

Traguardi, attività e compiti possono essere aggiunti o eliminati in qualsiasi momento del progetto, così come è possibile caricare infiniti documenti e lasciare messaggi per ogni fase del progetto. Sarà inoltre possibile scrivere messaggi che saranno visti dalla squadra assegnata al progetto e ai quali si potrà rispondere in tempo reale.

 

Per qualsiasi ulteriore dubbio o per altre necessità di chiarimento, non esitate a contattarci.

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